Какой документ должен сопровождать отгрузку товара физическому лицу?

При реализации товаров за наличный расчет населению продавец должен выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Именно тогда требования, установленные п. 3 и 4 статьи 168 НК РФ, по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными.

А если организация работает по безналу?

В этом случае физ.лицо может смело перечислять оплату на р/сч. Для оформления сделки достаточно обычной расходной накладной (либо просто товарного чека). Также можно выписать Товарную накладную (по форме ТОРГ-12), но физ.лицу она совершенно ни к чему.

С 2013г. Вы имеете полное право разработать свою форму накладной (унифицированные формы не обязательны к использованию). Главное чтобы в разработанном и утвержденном Вами документе (накладной) были предусмотрены все обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ):

• наименование и дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации, ИП);
• содержание операции;
• величина натурального и/или денежного измерения с указанием единиц измерения;
• подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

Расходная накладная соответствует всем требованиям предъявленным к оформлению первичной документации. Так что со стороны налоговиков нет и не будет никаких претензий.

Кстати, счета-фактуры по товарам, оплаченным физическими лицами в безналичном порядке, выдавать ненужно (поскольку физическим лица не являются налогоплательщиками НДС и этот налог к вычету не принимают). Выписывать этот документ нужно в одном экземпляре для последующего учета в своей бухгалтерии (если вы применяете ОСНО).